kok综合体育会议室管理规定
(试行)
为规范学院会议室管理,明确使用范围和使用审批程序,提高会议室的使用效率,服务各单位更好开展工作,服务学院事业发展,特制定本管理规定。
一、会议室使用范围
1.党委会、党委中心组学习、中层干部会;
2.院长办公会、党政专题会议;
3.由院领导主持的全院性工作会、座谈会;
4.上级机关来院检查指导工作时的工作汇报会、情况介绍会;
5.兄弟单位来院公务活动时的交流座谈会。
二、会议室使用审批程序
1.会议室由院长办公室行政管理科负责管理和调配。
2.为避免会议冲突,凡需要使用学院会议室举办会议,会议主办处室(或系部)须至少提前半天通过OA向院长办公室行政管理科提出申请,注明会议主题、出席领导、与会人数等事项,经批准后方可使用。
3.学院会议室的使用安排遵循院级会议、重要活动优先的原则。如学校无重大会议及活动安排,则按照处室(或系部)申请时间顺序安排。
4.一般不接受临时的会议室使用申请,特殊情况下确实急需的,须报请院长办公室负责人批准。
5.依照上级有关精简、高效办会的精神,根据各主办单位申请,分管领导相同、时间相近,且上级对会议主题无特别要求的会议,由院长办公室协调各主办单位合并召开。
三、会议准备(包括会场准备)工作责任
1.会议通知、人员签到、会议材料、会场服务由会议主办单位负责。
2.会场布置(包括会标、桌签、话筒扩音、投影播放)须会议主办单位提前报请院长办公室行政管理科准备负责。
3.桌签打印须由主办单位提供准确的人员名单,打印后由申请使用会议室的处室(或系部)联系人进行校对确认。
四、会议室的日常管理和使用要求
1.会议室由院长办公室行政管理科派专人管理。钥匙专人保管,不外借;会议室随用随开,用完及时锁闭。定时打扫卫生,做好保洁工作,经常检查设施完好情况,以保证会议室的正常使用。
2.申请使用会议室的处室(或系部)联系人须在会议结束后做好会场卫生清理,做到关灯、关空调,将桌椅恢复原位,并在离开时告知院长办公室行政管理科。
本规定的会议室包括:东行政办公楼第一会议室、第二会议室、第三会议室、贵宾室与西行政楼视频会议室。
本暂行规定自印发之日起施行,由院长办公室负责解释。
院长办公室
2021年6月8日